Digitaalinen tilintarkastus – hyödyt ja mahdollisuudet
Covidin sysäys: tarkastuksia siirtyi vauhdilla etänä suoritettavaksi.
Käytännön haasteet
Sinulla, arvon lukija, on varmasti tuoreessa muistissa kevät 2020, ja Covid-19-pandemian johdosta äkillisesti asetetut rajoitustoimenpiteet, joiden myötä monen toimistotyöläisen arkirutiinit mullistuivat kertarysäyksellä. Olihan etätyötrendiä ollut nähtävissä aiemminkin, mutta varsinaiseksi ilmiöksi etätyöskentely nousi pandemian myötä, kun lähestulkoon kaikki kynnelle kykenevät patistettiin työpaikoilta kotikonttoreihin. Rajoitustoimien iskeytyminen vieläpä juuri kesken kiireisimmän tilinpäätöstarkastuskauden aiheutti ennenaikaista hiusten harmaantumista tilintarkastajille – mutta vielä sitäkin enemmän heidän asiakaskunnalleen.
Aiempina vuosina asiakkaan toimitiloissa suoritettuja tilintarkastuksia siirtyi pikavauhdilla etänä suoritettavaksi, mihin ei ollut erityisesti varauduttu kummankaan osapuolen toimesta. Tarkastusten kestot saattoivat venyä etukäteen suunnitellusta, kun ’live’-tarkastusten ehdoton etu – asioiden käsittely ja ongelmien ratkaisu hetkessä – menetettiin pääasiallisen kommunikaatiomuodon vaihtuessa sähköpostiviestittelyyn. Sähköposti on työkaluna hyvä ja ilman muuta korvaamaton, mutta usein myös ajankäytöllisesti tehoton. Viestien kirjoitteluihin ja vastailuihin kuluu moninkertainen määrä aikaa esimerkiksi puhelinsoittoon verrattuna. Puhelimeen tarttumineen ei vain välttämättä ole jäyhille suomalaisille aina luontevaa, muutoin kuin äärimmäisessä hädässä. Etätyöskentelyyn on toki vierähtäneen poikkeusvuoden aikana opittu paremmin ja paremmin, ja esimerkiksi tilintarkastajan ja asiakkaan välisistä videoneuvotteluista on tullut hyvinkin tavanomaisia.
Digitaalinen tilintarkastus
Maailma ympärillämme digitalisoituu valtavaa vauhtia, halusimme sitä tai emme. Jatkuvat muutoksen tuulet puhaltavat myös tilintarkastuksessa, kun esimerkiksi laatuvaatimusten päivittyminen luo aika ajoin painetta tarkastusmenetelmien uudistamiselle. Tilintarkastuksen sähköistyminen on kuitenkin hyvin riippuvaista asiakasyhtiön digitaalisuuden asteesta. Mikäli asiakkaan kirjanpito on tehty perinteisesti, niin sanotussa mappimuodossa, ei tilintarkastajalla ole edellytyksiä toteuttaa tarkastustoimenpiteitään niin tehokkaasti ja laadukkaasti kuin mitä nykyteknologia tänä päivänä mahdollistaisi.
Toisaalta yhtiön toiminta-, erityisesti taloushallintoympäristön sähköistyessä, ei tilintarkastaja edes voi jatkaa tarkastamista ilman digitaalisia apuvälineitä, vaikka niin haluaisikin. Tilintarkastajan on optimoitava tarkastustyössä käyttämänsä metodit asiakasyhtiön vaatimuksia ja tarpeita vastaavaksi. Samassa yhteydessä tarkastustoimenpiteet voidaan kehittää sellaisiksi, että niistä saadaan selkeää lisäarvoa niin tilintarkastukseen kuin asiakkaan liiketoiminnan tukemiseenkin.
Digitaalisella tilintarkastuksella tarkoitetaan tarkastusprosessiin sisältyvien eri vaiheiden, niin suunnittelu-, toteutus- kuin raportointivaiheenkin, kehittämistä nykyteknologian mahdollistamien tehokkaampien ja laadukkaampien tarkastusmenetelmien piiriin. Käytännössä digitaalinen tilintarkastus tarkoittaa järjestelmien, ohjelmistojen ja muiden teknisten apuvälineiden käyttämistä tarkastustoimenpiteiden tukena. Tulevaisuudessa myös robotiikan ja tekoälyn käyttäminen rutiininomaisten työvaiheiden kohdalla tulee vääjäämättä yleistymään. Positiivisena seurauksena tilintarkastuksen digitalisoitumisesta sekä automatisoitumisesta inhimillisten virheiden riski vähenee ja tilintarkastaja vapautetaan käyttämään aikansa enemmän ajatusta vaativien tehtävien parissa.
Hyödyt ja mahdollisuudet
Kustannussäästöt
Digitaalisesta tilintarkastuksesta voi seurata yhtiölle niin välittömiä kuin välillisiäkin kustannussäästöjä. Mikäli tilintarkastuksessa tarvittava aineisto on jo valmiiksi suurelta osin tilintarkastajan käytössä tarkastushetken alusta alkaen, vältytään monilta lisämateriaali- ja selvityspyynnöiltä. Tämä säästää niin tilintarkastustiimin, asiakasyhtiön kuin kirjanpitäjänkin tarkastukseen käyttämiä työtunteja. Mikäli laskutus on sovittu toteutettavan tuntiperusteisesti, näkyy tilintarkastajan ja kirjanpitäjän tarkastukseen käyttämä vähäisempi aika suoraan laskujen euromäärissä. Vastaavasti yhtiön oman henkilöstön aikaisemmin tilintarkastukseen kuluttama ’ylimääräinen’ aika voidaan jatkossa käyttää esimerkiksi kehitystoimintaan.
Etätarkastuksissa lisähaastetta, tai pikemminkin, -hidastetta on voinut aiheutua, mikäli yhtiön oma digitaalisuuden aste on ollut vielä lapsen kengissä. Kirjanpitoaineiston sijaitessa mapeissa yhtiön toimitiloissa, ei siihen ole välttämättä ollut etätyöolosuhteissa välitöntä pääsyä edes asiakkaalla. Toimistoreissuja on joissain tapauksissa jouduttu tekemään jopa ainoastaan tilintarkastuksen läpivientiä varten. Mapeista on käyty etsimässä tilintarkastajan pyytämää dokumentaatiota, minkä jälkeen asiakirjat on skannattu ja toimitettu edelleen tilintarkastajalle arvioitavaksi. Edellä kuvattu on työtä, jonka tilintarkastaja olisi voinut tehdä suhteellisen vähällä vaivalla itse.
Mikäli yhtiön taloushallinto on sähköistetty, on järjestelmään useimmiten mahdollista avata tilintarkastajalle omat katselutunnukset, mikä on omiaan sujuvoittamaan erityisesti etäolosuhteissa suoritettavan tarkastuksen läpivientiä. Tällöin tilintarkastaja voi päästä ajamaan järjestelmästä erilaisia raportteja ja porautumaan tilikauden tapahtumiin ja niihin liittyviin taustadokumentaatioihin itsenäisesti. Tällainen mahdollisuus on omiaan tehostamaan niin tilintarkastajan kuin vastapuolenkin ajankäyttöä, kun tarkastuksen kannalta olennaisiin tapahtumiin päästään kiinni suoraan järjestelmän sisällä muutamia hiirennäpäytyksiä tekemällä.
Laatu ja lisäarvo
Tilintarkastuksen digitalisoituminen tarkoittaa lähtökohtaisesti myös tilintarkastuksen laadun parantumista. Sähköisessä muodossa olevaan tarkastusmateriaaliin voidaan kohdistaa muun muassa data-analyyttisiä toimenpiteitä, joiden avulla tarkastustoimenpiteet saadaan kohdennettua paremmin tilintarkastusriskejä vastaavaksi. Tällöin tilintarkastus saadaan keskitettyä paremmin mahdollisiin ongelmakohtiin ja poikkeuksellisiin tapahtumiin rutiininomaisten ja vähäriskisten transaktioiden sijasta.
Digitaalinen tilintarkastus saattaa paljastaa seikkoja, jotka eivät analogisemmassa tarkastuksessa olisi tulleet ilmi. On mahdollista ja jopa todennäköistä, että myös asiakasyhtiön liiketoiminnan kannalta hyödyllistä tietoa saattaa paljastua digitaalisin menetelmin suoritetun tilintarkastuksen ansiosta. Dataa analysoimalla saatetaan päästä pureutumaan hyvinkin tarkalla tasolla erilaisiin syy-seuraussuhteisiin, toki saatavilla olevasta datasta riippuen. Esimerkkinä mainittakoon katetasoon kohdistetut analysoinnit, joiden avulla voidaan havaita poikkeavuuksia esimerkiksi tietyillä ajanjaksoilla tai tuoteryhmissä, jolloin tilintarkastaja voi tehdä selvitystyön epäloogisuuksien juurisyille ja antaa ratkaisumalleja niiden korjaamiseksi. Digitaaliset apuvälineet antavat tilintarkastajalle uudenlaisia mahdollisuuksia myös väärinkäytösten havaitsemiselle.
Täten nykyaikaisin menetelmin suoritettavalla ’pakollisella pahalla’ lakisääteisellä tilintarkastuksella saadaan todennäköisemmin aiempaa enemmän lisäarvoa myös yhtiön liiketoiminnan tukemiseen.
Johtopäätös
Tilintarkastajina olemme työssämme tottuneet tekemään johtopäätöksiä. Artikkelin johtopäätöksenä totean digitaalisen tilintarkastuksen antavan niin tilintarkastajalle kuin tilintarkastusasiakkaallekin enemmän vähemmällä. Digitaalisuus tekee tilintarkastuksesta tehokkaampaa ja laadukkaampaa. Tuokon asiantuntijoilta saat lisätietoa niin digitaalisen tilintarkastuksen kuin taloushallinnonkin palveluistamme, olethan yhteydessä!
