Henkilöstön osallistumisjärjestelmät uudessa yhteistoimintalaissa
Uusi 1.1.2022 voimaan tullut yhteistoimintalaki koskee yrityksiä ja yhteisöjä, joissa työskentelee vähintään 20 työntekijää. Laki koskee myös yhdistyksiä ja säätiöitä, mutta ei valtion ja kuntien virastoja ja laitoksia.
Uudet tulokkaat – jatkuva vuoropuhelu ja muutosneuvottelut
Lain merkittävin uudistus koskee jatkuvaa vuoropuhelua, jonka avulla on tarkoitus lisätä henkilöstön vaikutusmahdollisuuksia ja edistää oikea-aikaista ja riittävää vuorovaikutusta. Työnantaja ja henkilöstön edustajat voivat joustavasti sopia, mitä asioita käsitellään ja miten vuoropuhelua käytännössä toteutetaan. Lain 7 §:ssä todetaan, että vuoropuhelua käydään työnantajan ja henkilöstön edustajan välisessä kokouksessa vähintään neljä kertaa vuodessa. Mikäli yrityksessä työskentelee 20 – 29 työntekijää, riittää kokoontuminen kahdesti vuodessa.
Aloite vuoropuheluun ja ehdotukset kokouksen esityslistaan kirjattavista asioista voi tulla sekä työnantajalta että henkilöstön edustajilta. Kokouksista laaditaan pöytäkirja, josta käy ilmi kokouksen ajankohta, osallistujat ja käsiteltyjen asioiden pääasiallinen sisältö, tehdyt päätökset sekä osapuolten eriävät mielipiteet.
Säännöllisessä vuoropuhelussa käsitellään yhteisön
- kehitysnäkymiä ja taloudellista tilannetta,
- työpaikan käytäntöjä, sääntöjä ja toimintaperiaatteita,
- työvoiman käyttötapoja ja henkilöstön rakennetta,
- henkilöstön osaamistarpeita ja osaamisen kehittämistä,
- työhyvinvoinnin edistämistä ja ylläpitämistä,
- sekä tiettyjä muita lainsäädännöstä, kuten yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain ja henkilöstörahastolain asioita (esim. henkilöstötietojen kerääminen ja kuluvalvonta).
Laki ohjaa työnantajaa ja henkilöstön edustajia sopimaan tiedottamisen periaatteista. Vuoropuhelun jälkeen työnantaja tiedottaa henkilöstöä asioista, joista vuoropuhelussa on todettu olevan aihetta.
Työyhteisön kehittämissuunnitelma
Osana jatkuvaa vuoropuhelua laaditaan työyhteisön kehittämissuunnitelma, joka korvaa aiemmin voimassa olleen lain henkilöstö- ja koulutussuunnitelman. Työyhteisön kehittämissuunnitelmassa on kaksi keskeistä osa-aluetta, henkilöstön osaamistarpeet ja työhyvinvointi. Suunnitelmalle kirjataan myös ulkopuolisen työvoiman käytön periaatteet. Työyhteisön kehittämissuunnitelma täytyy laatia vuoden 2022 aikana ja sitä tulee päivittää aina tarvittaessa.
Suunnitelmaa tehtäessä
- analysoidaan kehitettävän asian nykytilaa sekä ennakoidaan tulevaa kehitystä ja muutoksia, joilla on mahdollisia vaikutuksia henkilöstön osaamistarpeisiin tai työhyvinvointiin;
- kirjataan tavoitteet ja toimenpiteet, toimenpiteiden vastuunjako ja aikataulu sekä seurantamenettelyt.
Lakiin on lisäksi kirjattu, että suunnitelmaa tehtäessä tulee erityisesti kiinnittää huomiota
- teknologisen kehityksen, investointien ja muiden yrityksen toiminnassa tapahtuvien muutosten vaikutuksista työyhteisön toimintaan;
- eri elämäntilanteissa olevien työntekijöiden erityistarpeisiin ja erityisesti tarpeisiin ylläpitää työkyvyttömyysuhan alaisten ja ikääntyneiden työntekijöiden sekä työttömyysuhan alaisten työntekijöiden työmarkkinakelpoisuutta ja
- työyhteisön johtamiseen.
Kehittämissuunnitelman käsittely ja päivittäminen on osa työnantajan ja henkilöstön edustajien välistä vuoropuhelua. Kun työnantaja irtisanoo taloudellisin tai tuotannollisin perustein, täytyy kehittämissuunnitelmaan kirjata tarvittavat muutokset muutosneuvotteluiden päätyttyä.
Tasa-arvolain 6 a §:n ja yhdenvertaisuuslain 7 §:n tarkoittamat suunnitelmat voidaan liittää osaksi työyhteisön kehittämissuunnitelmaa. Jotta koulutusvähennystä on voitu hakea, on yhteisön täytynyt aiemmin laatia koulutussuunnitelma, joka jatkossa korvautuu yhteistoimintalain piirissä olevien yritysten osalta työyhteisön kehittämissuunnitelmalla.
Annettavat tiedot
Työnantajan on annettava kirjallisesti henkilöstön edustajille kaikki asioiden tuloksekkaan käsittelyn edellyttämät tiedot, jotka ovat kohtuullisin toimin hankittavissa, kerättävissä ja tuotettavissa ja jotka työnantajalla on oikeus antaa. Nämä tiedot on annettava viimeistään viikkoa ennen vuoropuhelun toteutumista, ellei toisin sovita. Henkilöstön edustajilla on oikeus esittää tarkentavia kysymyksiä ja saada tarvittaessa tarkentavia tietoja vuoropuhelun kannalta merkityksellisistä asioista. Työnantajalla on annettava näitä tietoja myös silloin, kun aloite vuoropuheluun tulee henkilöstön edustajalta. Tiedonantovelvollisuudesta voidaan kuitenkin joissakin tapauksissa poiketa (41 §).
Vuoropuhelun lisäksi työnantajan on säännöllisesti tiedotettava henkilöstöryhmien edustajia. Tietoja annetaan joko kerran tai kaksi kertaa vuodessa.
Kahdesti vuodessa annetaan
- tiedot henkilöstömääristä liiketoimintayksiköittäin tai muulla vastaavalla tavalla jaoteltuna;
- tiedot määräaikaisissa tai osa-aikaisissa työsuhteissa työskentelevien työntekijöiden määristä;
- yhtenäinen selvitys yrityksen tai yhteisön taloudellisesta tilasta ja kehitysnäkymistä.
Vastaavasti vuosittain annetaan
- tiedot henkilöstön edustajan edustamille työntekijöille maksetuista palkoista pyydettäessä sellaisella tavalla, ettei niistä ilmene yksittäisen työntekijän palkkatietoja. Pyydettäessä tiedot on annettava ammattiryhmittäin jaoteltuna;
- ulkopuolisen työvoiman työkohteet ja työtehtävät sekä aika, jolloin ulkopuolista työvoimaa on käytetty;
- tilinpäätös ja toimintakertomus, jos työnantajan on sellainen laadittava.
Muutosneuvottelut
Toinen uudistetun lain keskeinen termi on muutosneuvottelut, jotka käynnistyvät ennen kuin työnantaja tekee päätöksen henkilöstön asemaan olennaisesti vaikuttavista asioista, kuten työvoiman vähentämisestä, lomauttamisesta, osa-aikaistamisesta tai esim. työtehtävien tai työskentelypaikan muutoksista. Neuvottelut täytyy ensin saattaa päätökseen ennen kuin työnantajalla on oikeus ratkaista asia. Muutosneuvottelujen menettelytavat vastaavat pääosin aiemmin voimassa ollutta lakia. Neuvotteluvelvoitteen piiriin kuuluvat työnantajan harkitsemat, työnjohtovallan piiriin kuuluvat olennaiset muutokset työtehtävissä, työmenetelmissä, töiden järjestelyissä, työtilojen järjestelyissä tai säännöllisen työajan järjestelyissä, jotka johtuvat
- yrityksen tai yhteisön tai niiden jonkin osan lopettamisesta, siirtämisestä toiselle paikkakunnalle taikka niiden toiminnan laajentamisesta tai supistamisesta;
- kone- tai laitehankinnoista taikka uuden teknologian käyttöönotosta;
- työn organisointiin tai järjestelyihin tehtävistä muutoksista;
- palvelutuotannon tai tuotevalikoiman muutoksista;
- ulkopuolisen työvoiman käyttöönotosta tai siinä tehtävistä muutoksista;
- muista edellä tarkoitettuihin rinnastuvista muutoksista.
Yhteistoimintalakiin on kirjattu yksityiskohtaiset säännökset mm. muutosneuvotteluiden piiriin kuuluvista asioista (16 §), neuvottelujen ajoittamisesta (17 §), osapuolista (18 §), neuvotteluesityksestä jne. Uutena lakiin on kirjattu henkilöstön edustajan oikeus esittää muutosneuvottelujen aikana erilaisia vaihtoehtoisia ehdotuksia ja ratkaisuja, joihin työnantajalla on velvollisuus vastata kirjallisesti.
Muutosneuvottelujen kesto
Työnantajan katsotaan täyttäneen neuvotteluvelvoitteensa, kun muutosneuvottelut on käyty lain 23 §:n menettelytapasäännöksiä noudattaen. Taloudellisissa ja tuotannollisissa tilanteissa neuvotteluaika on kuusi viikkoa tai 14 päivää, ellei neuvotteluissa toisin sovita. Lyhyempää kahden viikon neuvotteluaikaa noudatetaan, jos
- neuvottelut koskevat alle 10 työntekijän irtisanomista, lomauttamista, osa-aikaistamista tai työsopimuksen olennaisen ehdon muutamista;
- neuvottelut koskevat lomauttamista enintään 90 päiväksi;
- työnantajan palveluksessa olevien työntekijöiden määrä on säännöllisesti alle 30;
- työnantaja on saneerausmenettelyn kohteena.
Muutosneuvottelujen päätyttyä työnantaja tiedottaa henkilöstölle, mitä päätettiin.
Henkilöstön hallintoedustus
Yhteistoimintalain uudistuksen yhteydessä aiempi laki henkilöstön edustuksesta yritysten hallinnossa kumottiin ja hallintoedustusta koskevat säännökset siirrettiin pääosin yhteistoimintalain viidenteen lukuun. Hallintoedustus koskee yrityksiä, joiden henkilökunta Suomessa ylittää 150 työntekijää. Merkittävin hallintoedustusta koskeva lakimuutos koskee vaatimusta toimielimen tosiasiallisesta toimivallasta. Tällaisia toimielimiä ovat yhtiöiden hallintoneuvostot, hallitukset, johtokunnat tai johtoryhmät. Henkilöstön edustajaa yrityksen hallinnossa kutsutaan hallintoedustajaksi ja hänellä on samat oikeudet, velvollisuudet ja vastuut kuin yrityksen valitsemilla ko. toimielimien jäsenillä. Hänellä on oikeus tutustua käsiteltävien asioiden aineistoon samassa laajuudessa kuin toimielimen muilla jäsenillä. Hallintoedustajalla ei ole kuitenkaan oikeutta osallistua johdon valintaa, erottamista, johdon sopimusehtoja tai henkilöstön työsuhteen ehtoja taikka työtaistelutoimenpiteitä koskevien asioiden käsittelyyn.
Lain valvonta
Työ- ja elinkeinoministeriön yhteydessä toimiva yhteistoiminta-asiamies valvoo yhteistoimintalain noudattamista. Yhteistoiminta-asiamiehellä on oikeus suorittaa tarkastus. Jos yhteistoimintavelvoitteiden rikkomisesta on tehty asiamiehelle ilmoitus, on ilmoittajan henkilöllisyys pidettävä salassa samoin kuin se, että valvontatoimenpide on tehty ilmoituksen vuoksi.
Jos työnantaja irtisanoo, lomauttaa tai yksipuolisesti muuttaa olennaisesti työntekijän työsopimuksen ehtoja noudattamatta yhteistoimintalain muutosneuvotteluja koskevia säännöksiä, joutuu työnantaja maksamaan työntekijälle hyvitystä enintään 35 000 euroa/työntekijä. Hyvityksen lisäksi voidaan työnantajalle määrätä lisäksi myös muita laeissa säädettyjä korvauksia tai hyvityksiä. Lisäksi maksettavaksi tulevat korvaukset laittomasta irtisanomisesta tai yhdenvertaisuuslain/tasa-arvolain hyvitykset. Jatkuvan vuoropuhelun velvoitteiden laiminlyönnistä voi puolestaan seurata sakkorangaistus.
Lopuksi
Uusi yhteistoimintalaki parantaa henkilöstön vaikutusmahdollisuuksia ja tiedonsaantia. Lain tarkoitus on edistää sellaista toimintakulttuuria, jossa työnantaja ja työntekijä kunnioittavat toisiaan ja ottavat huomioon toistensa edut ja jossa yhdessä kehitetään toimintaa ja parannetaan työhyvinvointia kaikkien parhaaksi. Lailla pyritään varmistamaan riittävä ja oikea-aikainen tiedonkulku, vaikutusmahdollisuuksia henkilöstölle sekä toimintamuutoksissa työllistymisen tukeminen.