Mikä on tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärä?
Näin vuoden alussa monessa yhteisössä ja säätiössä on aika tehdä tilinpäätös. Yleinen havainto viime kevään tilintarkastuksissa oli se, että tilinpäätöksiin ei merkitä sen hyväksymispäivämäärää. Kirjanpitolain (KPL 3:7 §) mukaan tilinpäätös on päivättävä ja kirjanpitovelvollisen on se allekirjoitettava. Jos kirjanpitovelvollinen on yhteisö tai säätiö, tilinpäätöksen allekirjoittavat allekirjoitushetkellä sen hetkinen hallitus tai vastaavat yhtiömiehet ja toimitusjohtaja tai muu vastaavassa asemassa oleva henkilö.
Välttämättä tilinpäätöksen allekirjoitushetkellä ei tule ajatelleeksi tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärää sen ollessa allekirjoitushetkellä täysin selvä asia. Päivämäärän lisääminen tilinpäätökseen voi vain unohtua. Myös kirjanpitojärjestelmä saattaa jättää tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärän kokonaan tyhjäksi ilman kyselyitä tai hyväksymispäivämäärän kohdalla voidaan viitata sähköisen allekirjoituksen tekopäivään/tekopäiviin.
Epäselvyyttä tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärään voi luoda esimerkiksi se, että tilinpäätöksen sähköisten allekirjoitusten yhteyteen tulee automaattisesti merkintä allekirjoitusten tekopäivistä. Tällainen tapaus voi tulla eteen esimerkiksi silloin, jos fyysistä kokousta tilinpäätöksen hyväksymiseen ei ole pidetty vaan tilinpäätöksen hyväksymiset on hoidettu esimerkiksi sähköpostitse.
Allekirjoitusten tekopäivämäärä voi olla eri kuin tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärä
Kirjanpitolautakunta (KILA 2014/2021) on todennut, että sähköisen allekirjoituksen tekopäivämäärän tehtävänä on ainoastaan osoittaa luotettavasti se ajankohta, jolloin kyseinen henkilö on tehnyt allekirjoitusmerkinnän tahdonilmaisunaan tilinpäätöksen hyväksymisestä.
Kirjanpitolautakunta (KILA 1899/2012) onkin katsonut riittämättömäksi menettelyn, jossa allekirjoittajan nimen yhteydessä ilmenee hänen allekirjoituksensa sähköinen tai käsin tehty päivämäärä ilman, että tilinpäätökseen olisi merkitty tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärää. Allekirjoitusten tekopäivämäärä voi siis olla eri kuin tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärä.
Mikä sitten laitetaan tilinpäätöksen hyväksymispäivämääräksi?
Kirjanpitolautakunta (KILA 2014/2021) suosittelee, että hyväksymispäivämääräksi merkitään kirjanpitovelvollisen toimielimen pöytäkirjan päiväys kokouksesta, jossa tilinpäätös on käsitelty ja hyväksytty. Ja mikäli tilinpäätöksen hyväksyntä hoidetaan esimerkiksi sähköpostin välityksellä, hyväksymispäivämääräksi merkitään se päivä, jolloin päätösvaltaisuuden tuottava määrä toimielimen jäsenistä on todistettavasti ilmaissut hyväksyvänsä tilinpäätöksen. Hyväksymispäivämäärän tehtävänä on yksilöidä tilinpäätös sinä asiakirjana, johon päätösvaltainen tahdonilmaisu kohdistetaan.
Päätöksien kirjaaminen on tärkeää
On huomioitava, että muun muassa osakeyhtiölain (OYL 6:3 §) mukaan, jos hallituksen päätös tilinpäätöksen hyväksymisestä tehdään kokousta pitämättä, päätös on kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä samoin kuin hallituksen kokouksen pöytäkirjat. Toisaalta kritiikkiä voidaan esittää siihen, että vastaako allekirjoitusten tekopäivämäärä käytännössä tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärää esimerkiksi yhden henkilön yhtiöissä. Suosittelisin kuitenkin aina tekemään kokouspöytäkirjat tärkeistä päätöksistä, kuten tilinpäätöksen hyväksymisistä.
Tilinpäätöksen määräajoista
Tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärällä suhteessa tilikauden päättymiseen on väliä. Kirjanpitolain (KPL 3:6 §) mukaan tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tällä tarkoitetaan, että kirjanpitovelvollisen hallitus tai vastaava toimielin on hyväksynyt tilinpäätöksen neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Jos tilinpäätöksen käsittely ja hyväksyntä on tehty määräajassa, voi tilinpäätöksen allekirjoitusten tekopäivämäärä olla periaatteessa myöhemminkin.
Säännöksien määräaikarajat jatkuvat myös tilinpäätöksen laadinnan ja hyväksynnän jälkeen. Mikäli yhteisön tai säätiön tilinpäätös on tilintarkastettava (ks. Milloin tilintarkastus on pakollinen?), tilintarkastuslain (TilintarkL 2:4 § & 3:6 §) mukaan, jos tilinpäätöksen vahvistamisesta päätetään yhteisön tai säätiön toimielimen kokouksessa, tilinpäätös ja toimintakertomus on annettava tilintarkastajalle viimeistään kuukautta ennen tätä kokousta ja tilintarkastajan on luovutettava tilintarkastuskertomus yhteisön tai säätiön hallitukselle tai vastaavalle toimielimelle viimeistään kaksi viikkoa ennen sitä kokousta, jossa tilinpäätös on esitettävä vahvistettavaksi. Tilinpäätöksen vahvistamisen jälkeen osakeyhtiön on ilmoitettava tilinpäätösasiakirjat rekisteröitäviksi kahden kuukauden kuluessa (OYL 8:10 §). Toisin sanoen kuuden kuukauden kuluttua tilikauden päättymisestä. Säätiölain mukaan (Säätiölaki 5:5 §) säätiön täytyy ilmoittaa vuosiselvitys PRH:n säätiörekisteriin kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Säännökset puhuvat aikataulurajoista, jolloin viimeistään on jotain pitänyt olla tehtynä. Jottei aikarajoja ylitettäisi, tilintarkastukseen olisikin hyvä varata tarpeeksi aikaa, koska itse tarkastuksen lisäksi mahdollisten muutosten tekeminen tilinpäätökseen sekä tilinpäätöksen (uudelleen)hyväksyttäminen kirjanpitovelvollisen toimielimessä (esimerkiksi hallituksessa) voi viedä aikaa.
Lopuksi
Säännösten mukaan tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärä on oltava tilinpäätöksessä. Tilinpäätös yksilöidään tällä tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärällä. KILAn mukaan sähköisten allekirjoitusten päiväys ei riitä tilinpäätöksen hyväksymispäivämääräksi ja suositteleekin, että hyväksymispäivämääräksi merkitään kirjanpitovelvollisen toimielimen kokouspöytäkirjan päiväys. Tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärätieto pöytäkirjassa sekä tilinpäätöksessä voi olla tärkeää esimerkiksi, jos päädytään myöhemmin kiistelemään esimerkiksi hyväksytyn tilinpäätöksen versiosta tai määräajoista.
