Mitä koronatukea saaneen yrityksen tulee huomioida omassa seurannassaan
Monille yrityksille on myönnetty keväällä vallinneen koronaepidemian aiheuttamien haittojen torjumiseksi tukirahoitusta. Päätöksiä tehtiin nopeallakin aikataululla ja epävarmassa tilanteessa olevat yritykset saattoivat hakea rahoitusta sen suuremmin rahoituksen ehtoja miettimättä. Julkisten avustusten käyttöä valvotaan, ja jälkitarkastusta voidaan suorittaa vasta vuosien kuluttua hankkeen päättymisen jälkeen. Mikäli rahoituksensaajan todetaan laiminlyöneen rahoitukselle asetettuja ehtoja, voi se pahimmassa tapauksessa johtaa saadun rahoituksen takaisinperintään. Myönnetyn rahoituksen ehdot vaihtelevat rahoituksen myöntäjästä ja käyttötarkoituksesta riippuen, ja rahoituksen saajan onkin syytä perehtyä omaa hanketta koskevaan rahoituspäätökseen ja sen mukana tulleisiin liitteisiin sekä rahoitusehtoihin huolellisesti. Mikäli rahoitusehdoissa jokin asia askarruttaa, kannattaa heti olla yhteydessä rahoituksen myöntäjään.
Tässä artikkelissa käydään läpi joitakin tärkeitä seikkoja, jotka korona-avustusta saaneiden yritysten tulisi ottaa hankkeen seurannassa ja raportoinnissa huomioon.
Rahoitukselle säädettyjä yleisiä ehtoja
Business Finlandin ja ELY-keskuksen myöntämät koronarahoituksen nimellä kulkevat avustukset ovat luonteeltaan de minimis -tukea. Kyseistä tukea voidaan yritykselle myöntää enintään 200 000 euroa (maanteiden tavaraliikenne 100 000 euroa) kuluvan verovuoden ja kahden sitä edeltävän verovuoden aikana. Huomioitavaa on, että konserniyrityksessä kokonaistuen määrää arvioitaessa huomioidaan kaikkien konserniin kuuluvien suomalaisten yritysten saamat de minimis -tuet. Rahoitusta hakeva yritys on itse vastuussa siitä, ettei rahoitukselle säädetty enimmäisraja ylity.
Hankeavustus on aina haettava ennen hankkeen alkamista. Kehittämisrahoituksella on tarkoitus aikaansaada jotakin sellaista, jota ei syntyisi ilman kyseistä rahoitusta. Tästä syystä projektiin liittyvät sopimukset tulee laatia aikaisintaan rahoituspäätöksessä mainittuna hankkeen alkamispäivänä. Mahdollisiin ennen hankkeen alkamista laadittuihin sopimuksiin tulee sisällyttää rahoitukseen sidottu peruuttamisehto.
Korona-avustus on tarkoitettu niille yrityksille, joiden toiminta vaikeutui koronaepidemian vuoksi, mutta yrityksellä arvioitiin olevan jatkossa edellytyksiä kannattavaan toimintaan. Useat yritykset ovatkin kieltäytyneet heille jo myönnetyn avustuksen vastaanottamisesta, koska epidemian alkuvaiheessa arvioidut vaikeudet eivät toteutuneetkaan. Saatu avustus on aina käytettävä rahoituspäätöksessä hyväksyttyyn tarkoitukseen. Jos yritys on hakenut avustusta tiettyyn kehittämishankkeeseen, on sen pystyttävä osoittamaan, että kyseinen hanke on toteutettu ja esitetyt kustannukset ovat toteutuneet (lukuun ottamatta joitakin laskennallisesti korvattavia kuluja). Hankkeesta edellytetäänkin pääsääntöisesti pidettävän projektikirjanpitoa omalla koodilla tai kustannuspaikalla, jotta avustuksen käytön valvonta on mahdollista. Huomioitavaa on myös, että yrityksellä on täytynyt olla käytettävissään kehittämistyöhön tarvittavat resurssit. Mikäli varsinainen liiketoiminta on jatkunut korona-epidemiasta huolimatta, on pystyttävä osoittamaan millä henkilökunnalla hankeajan liikevaihto on saatu aikaiseksi ja mikä aika on pystytty käyttämään kehittämistyöhön.
Hankkeelle esitetyt kustannukset on oltava maksatushakemushetkellä maksettuja. Tämä tarkoittaa sitä, että maksatushakemukseen ei voida sisällyttää sellaisia kustannuksia, joita ei hakemuksen laatimishetkellä ole vielä maksettu, vaikka ne olisi jo viety esim. ostoreskontran kautta hankekirjanpitoon kuluksi. Myös palkkojen osalta on vaatimus, että palkat on todellisesti rahana palkansaajalle maksettu, eikä esim. jaksotettu taseeseen velaksi. Hankintojen maksua ei saa myöskään rahoittaa maksunsaajan antamalla lainalla.
Hankkeeseen liittyvän kirjanpito- ym. aineiston säilyttämisaika (10 vuotta) on rahoitusehdoissa säädetty pidemmäksi kuin kirjanpitolain kuusi vuotta. Tämä tulee ottaa huomioon kirjanpitoaineiston säilyttämisessä, jotta projektikirjanpitoa ei hävitettäisi muun kirjanpitoaineiston mukana kirjanpitolaissa säädetyn määräajan jälkeen.
ELY-keskuksen myöntämät avustukset
ELY-keskuksen yrityksille myöntämä enintään 10 000 euron avustus on määritetty käytettäväksi tilanneanalyysin tekemiseen, kuten yrityksen toiminnan selvittäminen ja suunnittelu, liiketoimintojen uusiminen sekä tuotannon organisoiminen koronaviruksen aiheuttamassa markkina- ja tuotantohäiriötilanteessa. Tehdyistä toimista annetaan loppuraportti maksatushakemuksessa.
Tilanneanalyysi
Tilanneanalyysiin myönnetyn avustuksen perusteena ovat olleet laskennalliset palkkakustannukset 2 000 euroa/palkansaaja, riippumatta työntekijälle maksettavan todellisen palkan määrästä. Hakemusvaiheessa yrityksen kokoa määritettäessä on voitu ottaa huomioon myös esim. lomautettuna olevien työntekijöiden määrä. Huomioitavaa on, että kaikkien avustuksen perusteessa mukana olevien työntekijöiden on hankkeen aikana oltava kuitenkin töissä ja heille on maksettava palkkaa. Eli lomautettujen työntekijöiden on ollut palattava töihin, tai heitä ei voida laskea mukaan avustuksen perusteeseen. Yhtenä työntekijänä on voitu huomioida myös useampi työntekijä yhteensä, mikäli heidän yhteenlaskettu työaikansa on vähintään 30 tuntia viikossa.
Pääsäännön mukaan rahoitettavan hankkeen kirjanpito on aina yksilöitävä projektikoodin tai kustannuspaikan avulla niin, että avustuksen käytön valvonta on vaikeuksitta mahdollista. Tämä ei kuitenkaan koske tilanneanalyysiä, missä avustus perustuu ainoastaan työntekijämäärän perusteella määräytyviin laskennallisiin palkkoihin.
Rahoituspäätöksen liitteenä esitetyissä ehdoissa edellytetään pidettävän kokonaistyöajanseurantaa henkilöistä, jotka osallistuvat yrityksessä muuhunkin työhön kuin hankkeen toteuttamiseen. Työajan seurannan tarkoituksena on todentaa hankkeelle kohdistuvan työpanoksen osuus. ELY-keskuksen nettisivuilla kysymykset ja vastaukset -osiossa sanotaan myös, että työntekijä voidaan hyväksyä rahoituksen piiriin, mikäli hän osallistuu tilanneanalyysin toteuttamiseen ja yrityksen toiminnan suunnitteluun, ja että ”rahoituksen saaja on velvollinen seuraamaan henkilön työajan käyttöä tilanneanalyysin toteuttamisessa, jotta se voidaan tarvittaessa tarkistaa”. Yleinen käsitys on ollut, että henkilömäärään perustuvalle laskennalliselle avustukselle ei olisi muita vaatimuksia kuin maksatushakemuksessa annettava loppuraportti tehdyistä toimista. Edellä mainitun perusteella voitaisiin jälkitarkastuksessa kuitenkin joissakin tapauksissa edellyttää työntekijäkohtaisesti pidettyä työajanseurantaa.
Kehittämistoimenpiteisiin myönnetty avustus
ELY-keskuksen kehittämistoimenpiteisiin myöntämä enintään 100 000 euron avustus on tarkoitettu toimenpiteisiin, jotka parantavat yrityksen mahdollisuuksia koronaviruksen aiheuttamassa markkina- ja tuotantohäiriötilanteessa sekä sen jälkeen. Tällaiset toimenpiteet voivat liittyä esimerkiksi liiketoiminnan uudelleen suuntaamiseen, alihankintaverkoston kehittämiseen, tuotannon uudenlaiseen organisointiin, tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen sekä osaamisen vahvistamiseen. Tehdyistä toimista annetaan loppuraportti maksatushakemuksessa.
Kehittämistoimenpiteisiin myönnetyn avustuksen perusteena ovat tosialliset kehittämistyöstä aiheutuneet kustannukset, kuten palkat, ulkopuoliset palvelut raaka-aineet. Kunkin hankkeen hyväksytyt kustannukset kustannuslajeittain käy ilmi rahoituspäätöksestä ja sen liitteistä.
Rahoitusehdot
Rahoitusehtojen mukaan kehittämishankkeen menot edellytetään yksilöitävän kirjanpidossa. Yleensä tämä toteutetaan niin, että pääkirjanpitoon perustetaan projektikustannuksille oma kustannuspaikka, jonne kaikki projektiin liittyvät kustannukset kirjataan. Tässä on huomioitavaa se, että usein hankkeessa syntyy myös sellaisia kustannuksia, jotka eivät ole suoraan hankkeelle hyväksyttäviä kustannuksia. Ne voivat olla mm. sellaisia kustannuksia, jotka luetaan sisältyväksi prosenttimääräisinä korvattaviin menoihin, kuten henkilösivukulut, matkakulut ja muut ehtojen mukaiset välilliset kulut. Voi myös syntyä sellaisia kustannuksia, jotka eivät lainkaan ole hankkeelle hyväksyttäviä menoja (esim. markkinointikulut). Mikäli hankekirjanpito pitää sisällään kustannuksia, joita ei sisällytetä maksatushakemukseen, tulee maksatushakemukseen sisältyvistä kustannuksista laatia ns. apulaskelma (tositekohtainen luettelo hakemukseen sisältyvistä menoista). Näin pystytään jälkikäteenkin toteamaan maksatushakemuksen yhteys hankekirjanpitoon tositetasolla. On myös huolehdittava siitä, ettei prosenttimääräisesti korvattavia eriä myöskään esitetä maksatushakemuksessa millään muulla kustannuslajilla tosiallisesti aiheutuvina menoina, jolloin ne tulisi kohdistettua projektille kuluksi kahteen kertaan.
Rahoitusehtojen mukaan palvelu- ja materiaalihankintoihin liittyvät menot korvataan tosiallisesti aiheutuneisiin ja maksettuihin menoihin perustuen, ja palkkamenot voidaan korvata tosiasiallisesti maksettuihin palkkoihin perustuen. Tämän perusteella palkkojen osalta ei edellytettäisi aiheuttamisperustetta vaan pelkkä palkkojen maksaminen hyväksyttäisiin avustuksen saamiseksi. Ehto on kuitenkin ristiriidassa sen kanssa, että tilanneanalyysissä edellytettiin avustuksen perusteena käytetyn työntekijän osallistuvan tilanneanalyysin toteuttamiseen tai yrityksen toiminnan suunnitteluun. Vastaavasti Business Finlandin de minimis -avustuksia koskevien rahoitusehtojen mukaan projektiin käytetyn työajan tuntikohtaista seurantaa ei vaadita, mutta projektille työtä tehneet henkilöt sekä heille projektin ajalta maksetut ennakonpidätyksen alaiset palkat on pystyttävä osoittamaan. Pidänkin perusteltuna, että hankkeeseen osallistuneiden henkilöiden osalta pidettäisiin ainakin sellaista kokonaistyöajanseurantaa, josta on nähtävissä tehdyn työajan jakautuminen projektin ja muun työn välillä. Mikäli yritys on harjoittanut tavanomaista liiketoimintaansa myös hankkeen keston aikana, kaikkien työntekijöiden koko työaika ei voine kohdistua kehittämistyön tekemiseen. Myöskään lomansa aikana työntekijä ei voine osallistua hankkeen toteuttamiseen.
Business Finlandin myöntämät avustukset
Business Finlandin yrityksille myöntämä enintään 10 000 euron avustus on myönnetty esiselvityksen tekemiseen, jossa yritys voi mm. selvittää ja suunnitella itselleen uusia liiketiloja, korvaavia alihankintaketjuja ja tuotannon organisoimista koronan aiheuttamassa häiriötilanteessa ja sen jälkeen. Enintään 100 000 euron kehittämisrahoituksena myönnetty avustus on tarkoitettu esiselvityksessä tai muutoin havaittujen kehittämistarpeiden toteuttamiseen. Toimenpiteiden tavoitteeksi on määritetty uusiin tuotteisiin tai tuotantoon liittyvien ratkaisujen luominen. Hankkeen toteutuksesta annetaan Business Finlandille loppuraportti, jonka yhteydessä taloushallinnon henkilön on vahvistettava, että tilitetyt kustannukset sisältyvät rahoituksensaajan kirjanpitoon ja ovat rahoituksensaajan maksamia. Em. avustuksiin sovelletaan Business Finlandin yleisiä de minimis -avustukselle säädettyjä rahoitusehtoja.
Business Finlandin myöntämän avustuksen perusteeksi hyväksytään ainoastaan tosiasiallisesti syntyneet rahapalkat ja ostettavat palvelut. Toisin kuin ELY-keskuksen myöntämässä avustuksessa, aine- ja tarvikekustannukset eivät siis ole hankkeelle suoraan hyväksyttäviä kustannuksia. Business Finlandin rahoituksessa aine- ja tarvikehankinnat katsotaan sisältyväksi laskennallisesti määräytyviin muihin kustannuksiin. Rahoitusehtojen mukaiset muut kustannukset ovat 20 % projektille hyväksyttyjen rahapalkkojen ja ostopalvelujen yhteismäärästä. Muihin kustannuksiin katsotaan sisältyvän myös mm. laite- ja kalustohankinnat sekä ohjelmistot, joita ei siis voida esittää projektille millään muulla kustannuslajilla tosiasiallisesti syntyneinä kustannuksina. Onkin oltava erityisen tarkkana siitä, mitä kuluja katsotaan sisältyvän prosenttimääräisesti korvattaviin muihin kustannuksiin, ettei projektille tulisi esitettyä samoja kuluja kahteen kertaan.
Henkilösivukustannukset
Rahoitusehtojen mukaan korona-avustukseen hyväksytään lisäksi laskennallisina henkilösivukustannuksina 30 % projektille hyväksytyistä maksetuista palkoista. Henkilösivukustannukset pitävät sisällään lakisääteiset henkilösivukustannukset sekä muut työvoimakustannukset, kuten rekrytointi, koulutus jne. Myös tässä tulee olla tarkkana, ettei prosentuaalisesti korvattaviksi henkilösivukustannuksiksi tulkittavia kuluja esitetä projektille toiseen kertaan ostettuina palveluina.
Hyväksyttävät kustannukset
Kuten aiemmin ELY-keskukselta saatavia avustuksia koskevassa kohdassa todettiin, laskennallisesti hyväksyttäviä kustannuksia ei yksilöidä maksatushakemuksessa, eikä niitä tule esittää projektikirjanpidossa, johon maksatushakemus perustuu. Mikäli laskennallisesti projektille hyväksyttäviä kustannuksia kuitenkin seurataan projektikirjanpidossa, tulee maksatushakemukseen sisältyvistä kustannuksista laatia ns. apulaskelma (tositekohtainen luettelo hakemukseen sisältyvistä menoista). Näin pystytään jälkikäteenkin toteamaan maksatushakemuksen yhteys hankekirjanpitoon tositetasolla.
Työajanseuranta
Business Finlandin ehdoissa ei edellytetä tuntikohtaisen työajanseurannan järjestämistä, mutta projektille työtä tehneet henkilöt sekä heille projektin ajalta maksetut ennakonpidätyksen alaiset palkat on pystyttävä osoittamaan. Yleisten rahoitusehtojen mukaan projektille voidaan tilittää henkilölle maksetusta kokonaistyöajan rahapalkasta projektille tehty osuus. Mikäli työntekijä osallistuu yrityksessä muuhunkin kuin hanketyöhön, on käsitykseni mukaan projektille kuuluvan osuuden todentamiseksi oltava jonkinlainen työajanseuranta olemassa. Huomioitavaa on myös rahoitusehdoissa mainitut tulospalkkiota ja muut vastaavat poikkeukselliset erät, joista on aina ilmoitettava rahoituksen myöntäjälle erikseen. Rahoituksen myöntäjä voi ne harkintansa mukaan hyväksyä avustuksen perusteeseen, mutta ne eivät automaattisesti ole hyväksyttäviä. Huomattavaa on myös, että avustuksen perusteena huomioidaan pelkkä rahapalkan määrä, mahdolliset luontoisedut on jätettävä perusteesta pois.
Taloushallinto ja yhteistyökumppanit
Kuten alussa todettiin, kirjoitukseni ei ole kaiken kattava listaus rahoitusehdoista, vaan pyrin nostamaan esille hankeseurantaan liittyviä tärkeitä seikkoja, jotka voivat jäädä hanketta toteutettaessa liian vähälle huomiolle. Yrityksen on aina syytä perehtyä omaa hankettansa koskevaan rahoituspäätökseen ja sen ehtoihin huolella. Rahoituspäätös liitteineen on syytä toimittaa myös taloushallinnon asioista vastaavalle henkilölle viivytyksettä asianmukaisen projektikirjanpidon perustamiseksi. Projektiraportointivaatimukset ja tilinpäätösratkaisut edellyttävät yhtiön taloushallinnon henkilöstöltä julkisia tukia koskevaa ymmärrystä ja osaamista. Yhtiön johdon ja henkilöstön tukena kannattaakin hyödyntää asiantuntevia yhteistyökumppaneita, joilla on kokemusta julkisen rahoituksen sääntelystä.
Kirjoittaja
