Nuoren ja kehittyvän yhtiön erityispiirteet
Uusia palveluita tai tuotteita kehittävän nuoren ja kasvuun tähtäävän yhtiön toimintaan liittyy usein toimialasta riippumattomia erityispiirteitä, jotka vaativat erityistä huomioita hallinnon ja taloushallinnon näkökulmasta. Käyn läpi muutamia yhtiön toimintaan ja taloushallintoon liittyviä asioita, jotka vaativat kokemukseni mukaan erityistä huomioita ja ennakointia.
Tutkimus- ja kehittämistoiminnan menot
Tutkimusmenot tulee kirjata kirjanpidossa vuosikuluksi. Kehittämismenot on puolestaan mahdollista aktivoida taseeseen, jos menoihin liittyy tulevia usealle tilikaudelle ajoittuvia tulonodotuksia. Tutkimus- ja kehittämistoiminnasta sekä niihin liittyvistä menoista puhutaan yleensä yhtenä käsitteenä, ja niiden tunnistaminen ja erottaminen toisistaan voi joskus olla haastavaa. Arviointi on aina tapauskohtaista, mutta yleisesti kehittämismenojen tulisi liittyä tunnistettavissa olevan prosessin, palvelun, tuotteen tai niiden mallien kehittämiseen. Tutkimusmenot puolestaan liittyvät yleensä T&K-toimintakokonaisuuden alkuvaiheeseen, jossa kehitettävä palvelu, tuote tai prosessi ei välttämättä ole vielä selvillä.
Aktivoitavien ja aiemmin aktivoitujen menojen vastaiset tulonodotukset on osoitettava realistisella budjetilla tai muulla suunnittelulaskelmalla, jossa vastaisten tulonodotusten nykyarvo ylittää selvästi aktivoitavan hankintamenon määrän. Aktivointipäätösten perusteet poistoaikoineen ja perustelut myös aiemmin tehtyjen aktivointien aktivointiedellytysten säilymisestä tulisi dokumentoida huolellisesti. Aktivoidut kehittämismenot vaikuttavat osakeyhtiön ja osuuskunnan voitonjakomahdollisuuksiin, koska aktivoituja kehittämismenoja vastaava määrä vähentää yhtiön jakokelpoisen oman pääoman määrää.
Viimeistään tilinpäätöstä laadittaessa tulee ratkaista myös kehittämistoimintaan mahdollisesti saatujen tukien kirjanpitokäsittelyä ja liitetietoja koskevat kysymykset.
Rahoitusjärjestelyt
Yhtiön ollessa kehitysvaiheessa tulorahoitus on tyypillisesti vähäistä, tai sitä ei ole vielä lainkaan. Oman pääoman ehtoisen rahoituksen saaminen on usein välttämätöntä toiminnan jatkumiseksi. Rahoitusjärjestelyissä on hyvä kiinnittää erityistä huomiota siihen, että hallinnon päätökset ovat yhteisölainsäädännön mukaisia, ja että järjestelyiden ehdot on eritelty päätöksissä riittävän kattavasti ja tarkasti. Päätökset määrittävät paitsi järjestelyn vaikutukset yhtiön kirjanpitoon ja tilinpäätökseen, ne vaikuttavat ennen kaikkea osakkaiden keskinäisiin omistus- ja oikeussuhteisiin yhtiössä.
Osakkeenomistajien oikeuksista ja velvollisuuksista on yleensä viisasta sopia myös erillisellä osakassopimuksella, millä voidaan varautua tehokkaasti osakkaiden välisiin ongelmatilanteisiin. Osakkeenomistajien määrän kasvu lisää mielipiteitä ja siten riskejä osakkaiden välisistä erimielisyyksistä. Sekä rahoitusjärjestelyihin että osakkaiden välisiin sopimuksiin liittyy tyypillisesti useita huomioon otettavia seikkoja, minkä takia niiden laatimisessa kannattaa hyödyntää yhteisölainasäädännön tuntevaa asiantuntijaa.
Julkiset tuet
Yksi yleinen rahoituksen lähde kehittyvillä yhtiöillä ovat julkisyhteisöjen ja -laitosten myöntämät tuet. Myönnettyyn rahoitukseen liittyy yleensä yksilöity hanke tai projekti, jonka toteutuksesta ja kustannuksista rahoituksen saajan tulee raportoida tuen myöntäjälle. Raportoinnin onnistumiseksi on tärkeää tutustua rahoituspäätökseen ja rahoitusehtoihin huolellisesti jo projektin käynnistyessä.
Kustannusraportoinnissa kriittisimmät kokonaisuudet liittyvät yleensä hankkeeseen liittyvien kustannusten seurantaan ja mahdollisen työajanseurannan järjestämiseen. Siksi erityisesti taloushallinnon henkilöstön ja mahdollisen tilitoimiston tulisi saada tieto myönnetystä rahoituksesta ensi sijassa. Myös tilintarkastajaa kannattaa informoida rahoituksesta jo alkuvaiheessa etenkin, jos hankkeen kustannuksista tulee antaa erillinen tilintarkastajan raportti. Tilintarkastaja neuvoo mielellään myös mahdollisissa rahoitusehtojen tulkintahaasteissa.
Hankeseurannan lisäksi myönnetyn rahoituksen kirjanpitoratkaisut vaativat tilinpäätöksen laadintavaiheessa huolellisuutta. Saadun rahoituksen kohdistaminen kirjanpidossa riippuu tuettujen menojen kirjanpitokäsittelystä. Mahdolliset taseeseen aktivoitaviin menoihin liittyvät avustukset vähennetään aktivoitavasta määrästä, ja kuluksi kirjattaviin menoihin liittyvät avustukset kirjataan tuloslaskelmaan tilikauden tuotoksi. Tilinpäätöshetkellä maksamatta oleva, mutta rahoituspäätöksen perusteella oletettavasti saatava avustus on mahdollista jaksottaa suoriteperusteisesti tilinpäätökseen.
Rahoituksen ja oman pääoman riittävyys
Mikäli yhtiön rahoitustilanne on haasteellinen, rahoituksen riittävyyden jatkuva arviointi on keskeistä tulevien rahoitustarpeiden arvioimiseksi. Tämä edellyttää huolellisesti laadittuja budjetteja tai kassavirtaennusteita, joiden laadintatiheys tulisi määrittää sen mukaan, kuinka kriittinen rahoitustilanne kulloinkin on.
Liiketoimintaa kehittävän yhtiön tulos on harvoin voitollinen, jos liikevaihtoa tuottavaa liiketoimintaa ei toistaiseksi ole, tai se on vähäistä. Tämä asettaa haasteita yhtiön oman pääoman riittävyydelle erityisesti, jos toimintaa on rahoitettu oman pääoman ehtoisen rahoituksen sijaan esimerkiksi lainarahoituksella.
Jos osakeyhtiön tai osuuskunnan oma pääoma muodostuu negatiiviseksi, oman pääoman menettäminen tulee ilmoittaa viipymättä kaupparekisteriin. Yhtiön oman pääoman negatiivisuus on merkki taloudellisista haasteista, ja rekisteröinnin myötä oman pääoman tilanne tulee ulkopuolisten sidosryhmien tietoon. Koska tällä voi olla vaikutusta esimerkiksi luotonsaantimahdollisuuksiin, rekisteröintiä pyritään yleensä välttämään omaa pääomaa vahvistavilla toimenpiteillä. Rekisteröinnin laiminlyönti voi johtaa yhtiön hallituksen jäsenten henkilökohtaiseen vahingonkorvausvastuuseen.
Oman pääoman ja rahoituksen riittävyys liittyvät läheisesti yhtiön jatkuvuuden arviointiin, joka on yksi kirjanpitolain yleisistä tilinpäätösperiaatteista. Jatkuvuusperiaatteen mukaan yhtiön toiminta jatkuu tulevaisuudessakin, ja sen varoja käytetään liiketoiminnan tuottojen aikaansaamiseen, eikä toiminta ole päättymässä esimerkiksi vapaaehtoisen omaisuuden realisoinnin tai konkurssin seurauksena. Jos toiminta olisi päättymässä, yhtiön omaisuuserien arvostuksen tulisi perustua myyntitilanteessa saatavissa olevaan kauppahintaan tai konkurssitilanteessa omaisuuden realisointiarvoon.
Taloushallinto ja yhteistyökumppanit
Jo pelkästään edellä kuvatut tutkimus- ja kehittämisenoja koskevat kirjanpitoratkaisut, rahoitus- ja omistajajärjestelyt, julkisia tukia koskevat projektiraportointivaatimukset ja tilinpäätösratkaisut sekä yhtiön rahoituksen riittävyyden arviointiin liittyvät seikat edellyttävät yhtiön taloushallinnon henkilöstöltä laajaa ymmärrystä ja osaamista sekä tietojärjestelmiltä monipuolisia raportointimahdollisuuksia. Yhtiön johdon ja henkilöstön tukena kannattaa jo alusta lähtien hyödyntää asiantuntevia yhteistyökumppaneita, joilla on kokemusta kehittyvän yhtiön erityispiirteistä ja tarpeista.