Sähköisesti allekirjoitettavassa tilinpäätöksessä huomattavaa
Elämme taas sitä aikaa vuodesta, kun tilinpäätöksiä ja toimintakertomuksia laaditaan sekä tilintarkastetaan. COVID-19 -pandemian myötä tilinpäätösten sähköinen allekirjoittaminen on yleistynyt merkittävästi. Sähköistä allekirjoittamista koskeva sääntely ei ole aivan uutta. Laki sähköisestä allekirjoituksesta on annettu jo vuonna 2003. Nykyisin voimassa oleva laki on ”Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista” (566/2016). Kirjanpitolautakunta on antanut vuonna 2012 lausunnon tilinpäätöksen allekirjoittamisesta muutoin kuin perinteisin allekirjoituksin (2012/1899).
Nettisivuiltamme löytyy myös HT Meri Väinölän kirjoittama artikkeli aiheesta: ”Sähköinen allekirjoitus ja siihen liittyviä ohjeistuksia”
Viime vuosien kokemusten perusteella sähköisesti allekirjoitettu tilinpäätös on ollut varsin useinkin huomautettava ja korjattava dokumentti. Yleisimmät virheet ovat liittyneet tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen päiväämiseen sekä allekirjoitettavan tilinpäätösasiakirjan sisältöön.
Sähköisesti allekirjoitettava tilinpäätös ja sen hyväksymispäivä
Sähköisesti allekirjoitettavaan tilinpäätökseen tulee Kilan lausunnon mukaisesti merkitä päivämäärä, jolloin hallitus on hyväksynyt tilinpäätöksen. Käytännössä tämä on päiväys, jolloin hallituksen kokouksessa on käsitelty ja hyväksytty tilinpäätös sekä mahdollinen toimintakertomus. Hallitus ja toimitusjohtaja allekirjoittavat tilinpäätöksen sähköisesti yleensä vasta kokouksen jälkeen ja useinkin eri päivinä sekä joskus osittain myös selvästi myöhemmin hallituksen tilinpäätöskokouksen jälkeen. Tällöin tilinpäätöksestä ja allekirjoituksista ei käy ilmi, milloin hallitus on hyväksynyt tilinpäätöksen. Hyväksymispäivällä on oikeudellista merkitystä muun muassa, kun arvioidaan, milloin tilinpäätös on valmistunut.
Tilinpäätösasiakirjan sisältö
Sähköisesti allekirjoitettavaan tilinpäätösasiakirjaan tulee sisältyä vain tilinpäätös ja tarvittaessa toimintakertomus, mutta ei tilinpäätöserittelyitä. Koska sähköisesti allekirjoitettu tilinpäätös on alkuperäinen, virallinen tilinpäätös, ei siihen saa sisältyä tase-erittelyitä. Tilinpäätös on julkinen asiakirja, kun taas tase-erittelyt ovat yhteisön tai säätiön sisäistä aineistoa. Jos tilinpäätöserittelyt ovat mukana sähköisesti allekirjoitettavassa tilinpäätöksessä, ovat ne osa julkista tilinpäätöstä
Käytännössä on mahdollista ottaa pois sähköisesti allekirjoitettuun tilinpäätökseen sisältyvät tilinpäätöserittelyt. Useissa sähköisissä allekirjoitusjärjestelmissä sähköisesti allekirjoitettuun asiakirjaan tulee kuitenkin näkyviin allekirjoitetun asiakirjan sivumäärä. Jos allekirjoitettuun tilinpäätösasiakirjaan sisältyy myös tase-erittelyt, ei sivujen lukumäärä täsmää, jos tase-erittelyt poistetaan allekirjoitetusta tilinpäätösasiakirjasta. Tämä voi vähintäänkin herättää hämmennystä tilinpäätöksen lukijassa.
Sähköisesti allekirjoitetusta tilinpäätöksestä, johon sisältyy tilinpäätöserittelyt, ei voida antaa tilintarkastuskertomusta. Tällöin tilinpäätös pitää allekirjoittaa uudelleen, minkä jälkeen siitä voidaan antaa tilintarkastuskertomus.
