Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta laajenee 1.4.2020
Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) laajenee koskemaan muitakin hankintayksiköitä kuin valtion keskushallintoviranomaisia ja yhteishankintayksiköitä 1.4.2020 alkaen.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yhteisöillä on oikeus vaatia laskuja vain sähköisessä muodossa lähetettäväksi. Laki ei kuitenkaan koske yhtiöitä joiden liikevaihto on enintään 10 000 euroa tai yrityksiä, jotka tekevät B2C-kauppaa. Lakia ei myöskään sovelleta, jos on vaarana, että laskun sisältämä arkaluonteinen tieto tai valtion turvallisuus saattaa olla uhattuna.
Verkkolaskulaki pohjaa EU:n verkkolaskudirektiiviin, jonka tavoitteena on helpottaa kaupankäyntiä valtion rajojen yli. Aikaisemmin jokaisella EU-valtiolla on ollut omat laskuformaattinsa, minkä vuoksi ulkomaille laskuttamisen ja laskujen vastaanottamisen osalta on voinut tulla haasteita.
Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) ei kuitenkaan ole vielä toistaiseksi pakottava yhteisöille, eli jos kauppaa käyvät molemmat osapuolet sopivat laskujen toimittamisesta muulla kuin laissa edellyttämällä tavalla, voidaan laskutus järjestää sopimuksen mukaisesti.
Mitä sähköinen lasku tarkoittaa?
Lain mukaan sähköisellä laskulla tarkoitetaan laskua, joka on laadittu ja vastaanotettu rakenteisessa (koneellisesti luettavassa) sähköisessä muodossa ja se noudattaa sähköisen laskutuksen eurooppalaista standardia SFS-EN 16931-1 ”Electronic Invoicing – Semantic data model of the core elements of an electronic invoice”. Tämä standardi on huomioitu suomalaisten verkkolaskustandardien TEAPPSXML ja Finvoice uusimmissa versioissa 3.0. Myös kansainväliset verkkolaskuformaatit UBL ja CII ovat standardin mukaisia.
Sähköisestä laskusta puhuttaessa laskun tulee olla lähetetty sähköisestä laskutusjärjestelmästä toiseen lähetetty lasku, joka noudattaa laskutuksen eurooppalaista standardia. Sähköpostilla lähetetty pdf-lasku ei esimerkiksi ole sähköinen lasku.
Miksi sähköiseen laskutukseen kannattaa siirtyä?
Yksi verkkolaskudirektiivin merkittävistä tavoitteista on selkiyttää rajojen yli käytävää kauppaa ja siksi laskujen tietokenttien sisältöä on yhtenäistetty. Jatkossa kaikissa Euroopassa liikkuvissa laskuissa tulee olemaan samat pakolliset ja valinnaiset tietokentät. Tämä parantaa laskun lähettäjän ja vastaanottajan tietojen täsmäävyyttä.
Vaikka verkkolaskulaki ei vielä toistaiseksi ole pakottava laki yhteisöille, on sähköiseen laskutukseen siirtyminen yrityksen kannalta järkevää ja ajanmukaista monestakin syystä. Ensinnäkin, jos erillistä sopimusta laskun välityksestä, ei kauppaa käyvien välillä ole, on tilaajalla oikeus jättää lasku maksamatta, jos lasku ei ole toimitettu lain edellyttämän mukaisessa muodossa. Sen lisäksi sähköiset laskut tavoittavat vastaanottajan nopeammin, jolloin myös myyntisaatavien kotiutuminen on todennäköisemmin nopeampaa ja varmempaa. Sähköisenlaskun etuna on myös osaltaan ekologiset arvot sekä paperilaskua pienemmät toimitus- ja käsittelykulut.
Tulevaisuudessa sähköinen laskutusaste kasvaa ja useammat asiakkaat ja toimittajat alkavat vaatia yhteistyökumppaneiltaan laskuja konekielisesti luettavassa muodossa. Varmista siis ajoissa, että oma laskutusohjelmasi tukee eurooppalaista standardia. Taloushallintopalvelumme yhdessä Netvisorin kanssa tarjoaa mahdollisuutta yrityksellenne siirtyä sähköisen laskutuksen ja reaaliaikaisen taloushallinnon pariin.
