Hyvä hallintotapa yhdistyksessä – mitä se tarkoittaa käytännössä?
Suomessa yhdistystoiminta on aktiivista, ja yhdistyksiä on väkilukuun suhteutettuna paljon. Olipa kyse pienestä kalayhdistyksestä tai laajempaa liiketoimintaa harjoittavasta yhdistyksestä, toiminnan tulee olla yhdistyslain mukaista. Hyvä hallintotapa ei ole yhdistyksessä vain muodollinen velvoite, vaan käytännön keino varmistaa, että päätökset kestävät tarkastelun, vastuut ovat selkeät ja jäsenten luottamus säilyy. Hallinnon käytännöt ratkaisevat usein sen, kuinka hyvin yhdistys säilyttää jäsentensä luottamuksen. Tässä artikkelissa käyn läpi, mitä hyvä hallintotapa tarkoittaa yhdistyksen arjessa ja mihin hallituksen kannattaa erityisesti kiinnittää huomiota.
Yhdistyksen hallinnon perusraamit
Yhdistyksessä päätösvaltaa käyttävät tavallisesti yhdistyksen jäsenet. Yhdistyksen säännöissä päätösvallasta voidaan kuitenkin päättää toisin ja päätösvalta voi olla esimerkiksi myös yhdistyksen valtuutetuilla tai liittoäänestyksellä.
Yhdistyksen korkein päättävä elin on yleensä yhdistyksen kokous. Yhdistyksen kokouksen ajankohta määräytyy tavallisesti sääntöjen mukaan. Säännöillä voidaan myös tarkemmin määritellä esimerkiksi se, montako yhdistyksen kokousta vuodessa on.
Yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt määräävät sen, mitä asioita yhdistyksen kokouksissa käsitellään. Tavanomaisia yhdistyksen kokouksissa käsiteltäviä asioita ovat esimerkiksi tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen, hallituksen valinta, sääntöjen muuttaminen sekä tilintarkastajan valinta.
Yhdistyksen operatiivisesta toiminnasta vastaa puolestaan hallitus ja mahdollinen toiminnanjohtaja. Yhdistyslain mukaan yhdistyksessä tulee olla toimiva, vähintään kolmesta jäsenestä koostuva, hallitus. Hallitus edustaa yhdistystä ja huolehtii yhdistyksen asioista. Hallitus raportoi toiminnastaan yhdistyksen kokoukselle, joka käyttää lopullista päätösvaltaa.
Yhdistyslaki antaa perusraamit sille, miten yhdistyksen hallinto järjestetään ja millaisia velvoitteita eri toimijoilla on. Yhdistyksen säännöt täydentävät tätä kokonaisuutta käytännön tasolla: niissä voidaan määrätä esimerkiksi hallituksen koosta, yhdistyksen kokousten määrästä ja muista hallintoa koskevista menettelyistä. Sääntöjen tulee kuitenkin aina olla linjassa yhdistyslain kanssa.
Mitä hyvä hallintotapa tarkoittaa?
Hyvästä hallintotavasta puhuttaessa tarkastellaan yleensä sitä, miten organisaation hallintojärjestelmä toimii: miten hallinto johtaa, valvoo ja tukee organisaation toimintaa.
Hyvä hallintotapa on laaja käsite, eikä sille todennäköisesti ole yhtä yksiselitteistä määritelmää. Eri organisaatiomuodoissa hyvä hallintotapa voi myös tarkoittaa hieman eri asioita. Julkisessa hallinnossa se perustuu pitkälti oikeusperiaatteisiin, kun taas yhdistyksissä yhdistyslain vähimmäisvaatimuksia täydennetään erilaisilla suosituksilla. Näiden suositusten tarkoituksena on ennen kaikkea auttaa yhdistyksen jäseniä, hallitusta ja henkilökuntaa löytämään toimintatavat, jotka tukevat yhdistyksen tarkoitusta ja arjen toimintaa.
Hyvä hallintotapa tarkoittaa yhdistyksessä käytännön toimintatapaa, jossa päätöksenteko on avointa, vastuut selkeitä, varainkäyttö läpinäkyvää ja toiminta toteuttaa yhdistyksen tarkoitusta jäsenten parhaaksi. Sen avulla yhdistyksen johto pystyy osoittamaan, että toiminta, päätöksenteko ja talous on järjestetty yhdistyksen sääntöjen, yhdistyslain ja yhdistyksen tarkoituksen mukaisesti.
Hyvä hallintotapa näkyy arjen teoissa: päätökset perustellaan, kokoukset valmistellaan huolellisesti ja hallituksella on käytössään riittävät tiedot päätöksenteon tueksi. Hallituksen kannattaakin aika ajoin pysähtyä arvioimaan, pystyykö yhdistys osoittamaan toimineensa avoimesti, huolellisesti ja yhdistyksen tarkoituksen mukaisesti myös vaikeissa tilanteissa. Kun vastaus on kyllä, yhdistyksen hyvän hallintotavan perusta on vahva.
Kolme vinkkiä yhdistyksen hallinnon sujuvoittamiseen
Yhdistyksen hallinnon toimivuutta kannattaa arvioida erityisesti seuraavan kolmen kohdan kautta: ovatko säännöt ajan tasalla, onko vastuunjako selkeä ja dokumentoidaanko päätökset niin, että ne kestävät myös jälkikäteisen arvioinnin. Seuraavat vinkit auttavat tunnistamaan kohdat, joilla on suurin vaikutus hallinnon sujuvuuteen ja luotettavuuteen.
1. Pidä yhdistyksen säännöt ajan tasalla
Ensimmäinen vinkki kohdistuu yhdistyksen toiminnan perustaan eli sääntöihin. Koska säännöt ovat yhdistyslain lisäksi määräämässä sitä, miten yhdistys käytännössä toimii, tulisi sääntöjen olla ajantasaiset ja tarkoituksenmukaiset.
Tilintarkastuksissa nousee yllättävän usein esille tilanteita, joissa säännöt ja varsinainen toiminta eivät enää täysin vastaa toisiaan. Yleensä tämä johtuu siitä, että yhdistyksen säännöt ovat vanhat eikä niitä ole käyty läpi nykyistä toimintaa vasten.
Hyvä esimerkki tästä on tilanne, jossa yhdistys laatii vuosikertomuksen, vaikka säännöissä puhutaan toimintakertomuksesta. Tällöin yhdistys on usein alun perin laatinut toimintakertomuksen, mutta käytäntö on vuosien saatossa muuttunut ilman, että sääntöjä on päivitetty vastaamaan nykyistä toimintaa.
Hyvin usein sääntöjen vastaisuus on siis tahatonta ja olisi vältettävissä sillä, että säännöt käytäisiin säännöllisin väliajoin läpi. Mikäli säännöt kaipaavat päivitystä, käsitellään asia yhdistyksen kokouksessa ja päivitetyt sekä hyväksytyt uudet säännöt rekisteröidään.
2. Selkeytä vastuunjako
Toinen vinkki liittyy vastuunjakoon. Yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt määrittelevät yleensä, mitkä päätökset kuuluvat hallitukselle ja mitkä yhdistyksen kokoukselle. Jos vastuunjako jää epäselväksi, se voi hidastaa päätöksentekoa ja aiheuttaa haasteita yhdistyksen toiminnalle.
Epäselvyydet johtuvat usein siitä, että säännöt ovat tulkinnanvaraiset tai eivät ole yhdistyksen jäsenille riittävän tutut. Pahimmillaan tämä voi johtaa siihen, että lakisääteisiä asioita ei käsitellä oikeassa toimielimessä tai oikeaan aikaan.
Siksi vastuunjakoa kannattaa käydä läpi säännöllisesti esimerkiksi yhdistyksen kokouksissa. Jos epäselvyys johtuu säännöistä, niitä voidaan päivittää yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen mukaisesti. Selkeä vastuunjako tekee yhdistyksen toiminnasta sujuvampaa ja vähentää turhia tulkintatilanteita.
3. Huolehdi päätösten dokumentoinnista
Yhdistyslaki velvoittaa yhdistyksiä huolehtimaan riittävästä dokumentaatiosta. Käytännössä yhdistyksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kokouksista pidetään pöytäkirjaa, josta käyvät ilmi käsitellyt asiat, läsnä olleet henkilöt ja tehdyt päätökset. Lisäksi pöytäkirjat tulee allekirjoittaa ja säilyttää luotettavalla tavalla.
Tilintarkastajan näkökulmasta ehkä yleisin kompastuskivi yhdistyksissä onkin puutteellinen dokumentaatio hallinnon päätöksistä. Puutteellinen dokumentaatio voi tarkoittaa esimerkiksi epäselvästi kirjattuja päätöksiä, allekirjoitusten puuttumista tai pahimmissa tapauksissa jopa pöytäkirjojen puuttumista kokonaan.
Koska hallituksen ja yhdistyksen kokouksen päätöksiä arvioidaan jälkikäteen usein pöytäkirjojen perusteella, yhdistyksen kannattaa varmistaa, että päätökset kirjataan selkeästi ja dokumentit säilytetään luotettavasti. Alla oleva tarkistuslista kokoaa vielä artikkelin keskeiset vinkit ja auttaa arvioimaan, ovatko hallinnon perusasiat kunnossa.
Tarkistuslista: ovatko hallinnon perusasiat kunnossa?
- Ovatko säännöt ajan tasalla ja nykyisen toiminnan mukaiset?
- Onko hallituksen ja yhdistyksen kokouksen vastuunjako selkeä?
- Käsitelläänkö asiat oikeassa toimielimessä ja oikeaan aikaan?
- Kirjataanko päätökset pöytäkirjoihin selkeästi?
- Allekirjoitetaanko ja säilytetäänkö pöytäkirjat luotettavasti?
Lopuksi
Panostamalla hyvään hallintoon yhdistykselle jää enemmän aikaa keskittyä perimmäiseen tarkoitukseensa. Hyvä hallinto rakentaa luottamusta yhdistyksen toimintaan, vähentää tarpeettomia riitatilanteita ja tekee operatiivisesta toiminnasta sujuvampaa.
Mikäli huomasit, että yhdistyksen hallinnossa olisi parannettavaa, mutta et tiedä miten asiassa kannattaa edetä, ota yhteyttä tilintarkastajaan. Me Tuokolla autamme mielellämme tunnistamaan, mistä hallinnon kehittäminen kannattaa aloittaa ja miten käytäntöjä voidaan vahvistaa yhdistyksen toimintaan sopivalla tavalla.
Kirjoittajat
