Joustavat työjärjestelyt hybridityön ajassa
Yksilön hyvinvointiin vaikuttaa merkittävästi työn, vapaa-ajan ja palautumisen tasapaino. Erilaiset työhön liittyvät tekijät, kuten työn korkeat vaatimukset, työn liiallinen määrä, rooliepäselvyydet ja -ristiriidat sekä työssä koettu vähäinen sosiaalinen tuki voivat pitkään jatkuessaan aiheuttaa mm. haitallista stressiä ja tyytymättömyyttä. Yksi merkittävä tekijä, jolla työnantaja voi vaikuttaa yksilön hyvinvointiin myönteisesti on tarjota erilaisia työjärjestelyjä, joista yksi on joustavuus. Työnantajat, jotka tarjoavat mahdollisuuden joustavaan työaikaan ja työntekopaikkaan, saavat pääsääntöisesti kiitosta. Omaan työaikaan vaikuttamisen kokemus, kannustava ja auttamiseen perustuva organisaatiokulttuuri sekä oman esihenkilön ja lähimpien kollegoiden tuki ovat merkittäviä hyvinvointia parantavia työn myönteisiä tekijöitä.
Työympäristöt muutoksessa
Työympäristöt muuttuvat. Tilastokeskuksen vuoden 2018 työolotutkimuksen mukaan joka kolmas palkansaaja työskenteli monitilatoimistossa tai avokonttorissa. Ylemmistä toimihenkilöistä tällaisessa työympäristössä työskenteli jopa 60 prosenttia. Digiajan työssä chattaillaan, työskennellään erilaisissa sähköisissä työtiloissa ja käytetään etäyhteyksiä. Päivittäistyöhön kuuluvat erilaiset jakoalustat, kuten Teams, Slack, Whereby ja Zoom.
Teknologia on mahdollistanut monen työn tekemisen joustavasti ja paikkariippumattomasti. Erityisesti asiantuntijatyötä on tänä päivänä mahdollista tehdä lähes mistä tahansa. Asiakkaita ja kollegoita on toki tärkeä tavata ihan fyysisesti, mutta on selvää, että etätyö on tullut jäädäkseen. Suomen Yrittäjien teettämässä vuoden 2021 gallupissa yli 70 prosenttia työllisistä halusi tehdä etätöitä ja etätöitä ennenkin tehneistä peräti 88 prosenttia halusi tehdä etätöitä myös tulevaisuudessa. Heistä suurin osa halusi työskennellä hybridimallin mukaisesti monipaikkaisesti osin toimistolla ja osin kotona tai toisaalla.
Miksi työelämän joustavuus on tärkeää?
On olemassa vain yksi terveys, joka toimii yhtä lailla työssä ja vapaa-ajalla. Työn ja vapaa-ajan ristiriidat kuormittavat. Ne aiheuttavat esimerkiksi tyytymättömyyttä, uupumista, ahdistuneisuutta, masennusta, somaattisia ja fyysisiä oireita sekä päihteiden ja lääkkeiden väärinkäyttöä. Pahimmillaan joustamattomat työjärjestelyt johtavat alhaiseen sitoutumiseen ja työn suoritustasoon, lisäävät riskiä työpaikanvaihdokseen ja työstä poissaoloon. Lisäksi työn, vapaa-ajan ja palautumisen epätasapainon vaikutukset ulottuvat yksityiselämään, sillä tutkimuksissa on havaittu, että tyytymättömyyttä kohdistuu myös omaan puolisoon ja perheeseen.
Yksilön hyvinvoinnille joustavilla, luottamukseen perustuvilla työjärjestelyillä on useita merkittäviä hyötyjä. Ne muun muassa edesauttavat ja kehittävät työn autonomian kokemista sekä mahdollistavat työnteon rytmittämisen parhaiten omaan arkeen sopivaksi. Etätyön etuna on usein myös se, että keskittyminen ja työteho paranevat, kun ylimääräiset häiriöt, kuten häly ja äänet sekä turhat keskeytykset vähenevät. Etätyö ei kuitenkaan sovi kaikille, minkä vuoksi on tärkeää edelleen tarjota mahdollisuus lähityöskentelyyn. Tulevaisuuden trendeissä näkyy selkeästi turvallisten ja joustavien työtilojen tarve. Toimistoja tarvitaan yhä, mutta ne muuttuvat vähitellen erilaisia työntekemisen tarpeita paremmin tyydyttäviksi monitilatoimistoiksi.
Etätyöskentely osana työaikalakia
Uudessa 1.1.2020 voimaan tulleessa työaikalaissa (5.7.2019/872) todetaan, että työaikaa on työhön käytetty aika, jolloin työntekijä on velvollinen olemaan työntekopaikalla työnantajan käytettävissä. Työntekopaikka tässä yhteydessä tarkoittaa mitä tahansa paikkaa, jossa työntekijä suorittaa työtään. Näin etätyö otettiin ensimmäistä kertaa osaksi työaikalakia 1.1.2020 lähtien. Tilastokeskuksesta selviää, että vuonna 2020 etätyö kaksinkertaistui ja yleistyi lähes kaikilla toimialoilla.
Onnistu etätyössä
Kun työ on tullut kotiin, on erityisesti työhyvinvoinnin tukeminen korostunut. Jos joustavuus johtaa siihen, että työhön liittyvät aktiviteetit lisääntyvät vapaa-ajalla, hyvinvointi alkaa kärsiä. Työn ja vapaa-ajan rajojen hämärtyminen saattaa helposti johtaa tilanteeseen, jossa on entistä vaikeampi irtaantua työstä. Tästä ajaudutaan vähitellen tilanteeseen, jossa riittävää palautumista työstä ei enää tapahdu. Etätyö edellyttää hyvää työn suunnittelua ja johtamista. Toimiakseen etätyö vaatii yksilöltä kykyä itsenäiseen työskentelyyn sekä itsensä johtamisen taitoja. Täytyy kyetä itse mm. tunnistamaan omat rajat, huolehtia tauoista ja siirtymisestä työstä vapaa-ajalle, joka lopulta turvaa palautumisen.
Etätyö vaatii esihenkilöltä enemmän. Esihenkilön rooli ja säännöllinen yhteydenpito korostuvat etätyössä. Esihenkilö vahvistaa luottamusta vuorovaikutuksessa. Luottamus esihenkilön ja työntekijän välillä kehittyy ajan kanssa ja avoimessa, säännöllisessä vuorovaikutuksessa. Mikäli esihenkilön yhteydenpito jää vähäiseksi, ajaudutaan helposti tilanteeseen, jossa työntekijä voi kokea sosiaalista eristäytyneisyyttä eikä koe tulevansa kuulluksi tai saavansa riittävästi käsiteltyä työstä jatkuvasti nousevia tunteita. Parhaimmillaan esihenkilö luottaa, tukee aktiivisesti työskentelyä ja luo positiivista ilmapiiriä.
Onnistuakseen etätyö vaatii lisäksi toimivan työympäristön, riittävän työrauhan, ergonomian ja tietoturvan, häiriöttömät tietoliikenneyhteydet sekä ajanmukaiset ja turvalliset työvälineet. Organisaatiotasolla laaditut etätyön pelisäännöt sekä yhdessä sovitut tavoitettavuuden ja yhteydenpidon käytännöt, niihin sitoutuminen ja positiivinen asenne yhdessä avoimen viestinnän kanssa takaavat onnistuneen lopputuloksen. Onnistunut etätyöpäivä on tuottava, sisältää jaettuja onnistumisen kokemuksia sekä valmiiksi saatuja työtehtäviä.
Vinkkejä arkeen
- Priorisoi 1 – 3 tärkeintä työtehtävää: merkkaa nämä kalenteriin -> on tärkeä saada kokea asioiden aikaansaamista ja valmistumista.
- Jaa päivittäiset työtehtävät: ydinasiat, jotka on pakko tehdä vähinkin voimavaroin; tärkeät asiat, joita voi lykätä; vähemmän tärkeät, joihin voi palata paremmin voimavaroin ja ajalla sekä delegoitavat ja ”deletoitavat”
- Aikatauluta kiireelliset ja vähemmän kiireelliset työt ja varaa näille kalenterista viikoittain aikaa. Jätä kalenteriin myös ns. tyhjää aikaa.
- Keskittymistä vaativan työskentelyn aikana varmista riittävä työrauha ja tavoittamattomuus.
- Päätä työpäivän rytmitys etukäteen: milloin aloitat, yhtäjaksoisesti vai osissa, miten tauotat ja milloin lopetat. Luo rutiini työstä vapaa-ajalle siirtymiseen.
- Hyödynnä Pomodoro-tekniikkaa: 25 minuuttia intensiivistä työskentelyä + 5 min. tauko = 1 Pomodoro. Neljän Pomodorin eli kahden tunnin päästä pidä pidempi tauko. Pieni venyttely, happihyppely, syvähengitys ja liike tekevät ihmeitä.
- Huolehdi, että voit käydä vähintään kerran viikossa jonkun kanssa päivittäisasioita lävitse. -> Työstä palautumisen kannalta on tärkeä voida prosessoida jonkun kanssa työstä nousevia tunteita.
Lähteet
Tilastokeskuksen työolotutkimus 2018
Yrittäjien työelämägallup (TNS Kantar)
Work and Organizational Psychology – An International Perspective, 3rd edition, 2017