Tilintarkastuksen toimeksiantokirje
Uuden tilintarkastustoimeksiannon alkaessa saat todennäköisesti tilintarkastajaltasi pyynnön allekirjoittaa tilintarkastuksen toimeksiantokirjeen. Voi myös olla, että pitkäaikainen tilintarkastajasi pyytää toimeksiantokirjeen allekirjoittamista, vaikka olet sellaisen allekirjoittanut jo aiemman tilinpäätöstarkastuksen yhteydessä. Tästä artikkelista selviää, mikä toimeksiantokirje oikeastaan on ja miksi sellainen pitää allekirjoittaa aina uuden asiakassuhteen alussa, ja mahdollisesti myös pitkäaikaisen asiakassuhteen myöhemmässä vaiheessa.
Mikä ihmeen toimeksiantokirje?
Tilintarkastuksen toimeksiantokirje on käytännössä sopimus tilintarkastuspalveluista, jossa sovitaan tilintarkastustoimeksiannon ehdoista. Toimeksiantokirjeen tarkoituksena on todeta tilintarkastuksen keskeinen sisältö, sekä tilintarkastajan ja tarkastettavan yhteisön johdon ja mahdollisesti muiden hallintoelinten velvollisuudet tilintarkastustoimeksiannon toteuttamisessa.
Toimeksiantokirjeellä ei muuteta toimeksiannon osapuolten lainsäädännössä määriteltyjä vastuita tai velvollisuuksia.
Kirjeen allekirjoittaa tilintarkastaja ja ne tahot, jotka ovat vastuussa tarkastettavan yhteisön tilinpäätöksen laatimisesta, sisäisestä valvonnasta sekä tarvittavien tietojen antamisesta tilintarkastajalle. Esimerkiksi osakeyhtiöissä kyseiset tahot ovat tavallisesti hallitus ja toimitusjohtaja. Toimeksiantokirjeen allekirjoittamalla vastuutaho vahvistaa hyväksyvänsä ja ymmärtävänsä toimeksiannon sisällön ja omat lakiin perustuvat velvollisuutensa toimeksiannon toteutuksessa.
Tilintarkastuksen toimeksiantokirje sisältää yleensä yllä mainittujen lisäksi seuraavia tietoja:
- salassapitoehdot ja laadittujen raporttien luottamuksellisuuteen liittyvät ehdot
- toimeksiantoon sisältyvän lakisääteisen raportoinnin kuvaus
- kuvaus muista lakiin perustuvista tilintarkastajan raportointivelvoitteista
- tilintarkastuspalkkion määrä ja/tai ehdot
- henkilötietojen käsittely (tietosuoja-asetus EU 2016/679)
- kirjeen voimassaoloaika
Tavallisesti toimeksiantokirje on voimassa myös tulevissa lakisääteistä tilintarkastusta koskevissa toimeksiannoissa, eikä kirjettä tarvitse allekirjoittaa joka vuosi uudelleen. Toimeksiantokirjeen päivittäminen voi olla kuitenkin aiheellista esimerkiksi silloin, kun yhteisön ylemmässä johdossa, omistuksessa, erinäisissä säädöksissä ja määräyksissä tai muissa olosuhteissa on tapahtunut merkittäviä muutoksia [1]. Päivittäminen on aiheellista, jos viimeisimmällä toimeksiantokirjeellä ei viitata enää voimassa olevaan lainsäädäntöön tai kirje perustuu esimerkiksi vanhentuneisiin tilintarkastusalan standardeihin.
Suomen Tilintarkastajat ry:n nettisivuilta löytyy lisätietoja tilintarkastukseen valmistautumisesta tästä.
Muut toimeksiannot
Muille kuin tilinpäätöksen tilintarkastusta koskeville toimeksiannoille, joissa tehdään muuhun taloudelliseen informaatioon kohdistuvia, muita erikseen sovittuja toimenpiteitä, laaditaan yleensä erillinen toimeksiantokirje. Tällaisia toimeksiantoja ovat esimerkiksi Poliisihallitukselle toimitettavan rahankeräysluvan vuosi-ilmoituksen tarkastus ja Business Finlandin myöntämien rahoitusten tilitysten tarkastus.
Erikseen sovittuja toimenpiteitä koskevien toimeksiantojen toimeksiantokirjeiden tarkoituksena on sopia sekä toimeksiannon ehdoista että toimeksiannon tavoitteista ja suoritettavista toimenpiteistä. Tällaisessa kirjeessä kuvataan hyvinkin tarkasti tilintarkastajan toimeksiantoa varten suunnittelemat toimenpiteet, ja asiakasyhteisön vastuutahot vahvistavat allekirjoituksellaan näiden toimenpiteiden olevan asianmukaisia toimeksiannon tarkoitusta varten ja hyväksyvät ne.
Miksi toimeksiantokirje täytyy allekirjoittaa?
Tilintarkastajan työ on tarkkaan säänneltyä, ja esimerkiksi tilintarkastuslaki (18.9.2017/1141) velvoittaa tilintarkastajaa noudattamaan EU:ssa sovellettaviksi hyväksyttyjä kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja. (TTL 3:3§) Tilinpäätöstarkastusten toimeksiantokirjeen laatimisvelvollisuudesta ja sen sisällöstä säädetään ISA 210 -standardissa ja erikseen sovittujen toimenpiteiden toimeksiantokirjeen laatimisvelvollisuudesta ja sisällöstä ISRS 4400 -standardissa.
Allekirjoitettu toimeksiantokirje varmistaa myös sen, että kaikilla osapuolilla on yhteinen näkemys sovituista asioista ja tarkastukset pystytään hoitamaan mahdollisimman sujuvasti (ja kustannustehokkaasti!).
Jäikö jokin asia askarruttamaan? Ota rohkeasti yhteyttä asiantuntijaamme!
[1] Suomen tilintarkastajat ry. ST-Akatemia Oy. 2022. Tilintarkastajan raportointi (online-julkaisu). 4.5 Toimeksiantokirje (engagement letter). Luettu 7.8.2024.
